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O que é o controle de estoques e por que é tão importante para sua empresa?

Entenda como o controle de estoques pode aumentar sua lucratividade e melhorar a saúde financeira de sua empresa.

Nos trabalhos de Consultoria, ainda na fase de diagnóstico empresarial, um dos principais tópicos que avaliamos é a “saúde” do estoque da empresa considerando os seguintes aspectos:

1. Qualidade dos registros de entradas e saídas – uso efetivo do Sistema ERP

2. Giro de estoques – compatibilidade dos níveis de estoque / reposição e médias de vendas

3. Valor geral dos estoques x faturamento

4. Curva ABC de estoque e critérios de reposição (algoritmos de compras)

5. Estoque de produtos sem movimentação

Com base nessas informações, conseguimos identificar a causa-raiz de muitos problemas enfrentados pela empresa:

Problemas de fluxo de caixa

Falta de capital de giro

Deficiência no atendimento de pedidos pela falta de mercadorias

Problemas de limitações no espaço físico

Erros de inventário

Falta de confiança nas equipes de movimentação interna


Para ter uma ideia da quantidade de processos que envolvem decisões estratégicas com base nas informações de estoque, veja a imagem abaixo:

Não importa o tamanho do negócio ou o nível de faturamento, o que temos observado é uma falta de atenção para controlar o principal patrimônio da empresa: o estoque.

O crescimento rápido das lojas, evoluindo muitas vezes de um processo de informalidade e poucos itens para uma movimentação cada vez maior, causa um descompasso entre o operacional e os controles de sistema.

Nessa transição, normalmente com a implantação de sistemas ERP, existe uma relutância em fazer inventários, implantando o sistema apenas para registrar movimentações.

É extremamente importante fazer a contagem de estoques e ajuste de inventários no sistema, criando em seguida regras rígidas de movimentação (entradas e saídas). 

Esse marco zero, migrando todas as informações para a base de dados, transforma a cultura da empresa para que todos valorizem a organização, o cadastro de produtos, o endereçamento dos itens (localização) e principalmente o controle de custos e preços de vendas.

Em empresas com 10 a 15 mil itens é impossível depender de controles em fichas, planilhas ou nos piores casos, da cabeça do dono ou dos funcionários. 

Os problemas irão aparecer cedo ou tarde e muitas vezes colocando a empresa em risco de falência.

Agora que você já entendeu a importância de um controle de estoques bem feito, listamos abaixo algumas recomendações básicas para te ajudar nesse processo:

1. Utilize um Sistema ERP que realmente seja compatível com o tamanho de seu negócio (custo de sistema não é “despesa”, é o melhor investimento que você pode fazer em sua empresa).

2. A implantação é o melhor momento para ajustar informações gerais de cadastro, marcas, especificações e parametrizações de custos, impostos e margens.

3. Faça um inventário rigoroso, estruturando seu estoque com endereçamento de ruas e prateleiras. Isso facilitará a separação de pedidos e atendimento aos clientes, bem como irá tirar a dependência de funcionários que se impõe ao negócio dominarem a localização das peças.

4. Realize suas compras de reposição de estoques com base em relatórios do sistema comparando giro (vendas) e as faltas.

5. Tenha uma atenção muito especial para itens sem movimentação, pois o dinheiro parado referente a esses itens pode fazer falta em seu fluxo de caixa. Identifique os itens e faça promoções.

6. Organize sua exposição de produtos de acordo com cada família de materiais, lembrando que acessórios e marcas premium precisam estar ao alcance dos clientes.

7. Se sua empresa possui um setor de serviços e aplica peças do estoque, considere todo o controle de uso dessas peças através de requisições e vínculo com as ordens de serviços. Dessa forma, você terá um controle de suas vendas através desse setor, ponderando os custos e a viabilidade da área.

Atenção: adiar essas ações somente irá aumentar seus problemas e dificultar a transição para transformar sua empresa em um negócio com organização e controle.

Dois ou três dias são suficientes para implementar essas mudanças, e isso pode ser determinante para a sobrevivência da empresa. 

A Methodus Consultoria tem uma equipe de profissionais capacitados, que podem orientar essa transformação. Consulte nossos especialistas.

 

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